Wat is Flow Suite?
Flow Suite is de werkplek voor klantcontact van Esprit ICT. Het combineert de handigste functies van een CRM met die van een contactcenter: een gedeeld adresboek, gespreksregistraties, terugbelverzoeken, taken, een kennisbank en rapportages. Alles wat een medewerker nodig heeft voor een goed gesprek, op één plek.
Flow Suite is begonnen als aanvulling op Microsoft Teams, maar is inmiddels veel breder. Het maakt niet meer uit met welk platform uw organisatie belt: Flow Suite werkt naast Microsoft Teams, Zoom, AnywhereNow, Tendfor en Mitel, en koppelt via de API met uw eigen systemen. Uw medewerkers werken in de omgeving die ze al kennen, en Flow Suite zorgt dat de juiste informatie er op het juiste moment bij is.
Minder zoeken, meer aandacht voor het gesprek.
Waarom Flow Suite?
Klantcontact draait om aandacht. Toch gaat in veel organisaties kostbare tijd verloren aan het opzoeken van gegevens, het doorgeven van terugbelverzoeken via briefjes of chatberichten, en het achterhalen wie een klant eerder heeft gesproken en wat er is afgesproken.
Flow Suite neemt dat werk uit handen. Zodra de telefoon gaat, ziet de medewerker wie er belt en wat er eerder is gebeurd. Het gesprek is in een paar klikken vastgelegd, een terugbelverzoek komt direct bij de juiste collega terecht en het antwoord op een vraag staat in de kennisbank. Zo helpt uw organisatie klanten sneller, persoonlijker en consistenter, en raakt er niets meer kwijt.
Koppelt met de platformen die u al gebruikt
Flow Suite past zich aan uw telefonie en contactcenter aan, niet andersom. Bij elke koppeling werkt het op dezelfde manier: het platform handelt het gesprek af, Flow Suite herkent de beller, toont de geschiedenis en laat de medewerker het gesprek vastleggen zonder van scherm te wisselen.
Microsoft Teams
De Flow Suite-app opent een gesprekspaneel naast Teams-gesprekken, en de volledige applicatie is beschikbaar als tabblad in Teams. Wilt u niets installeren? Dan opent Teams bij een inkomend telefoongesprek automatisch de contactkaart van de beller in de browser. Beide manieren zijn naast elkaar te gebruiken.
Zoom Phone en Zoom Contact Center
Flow Suite for Zoom staat in de Zoom App Marketplace en opent naast Zoom Phone en in Zoom Contact Center, rechts naast het gesprek. Een Zoom-beheerder zet de app in een paar minuten klaar voor de juiste gebruikers of wachtrijen.
AnywhereNow
In Anywhere Web Agent opent Flow Suite in een zijvenster naast uw gesprekken. Wij zetten de koppeling voor u aan; er hoeft niets geïnstalleerd te worden.
Tendfor
Flow Suite verschijnt direct in Tendfor voor de medewerkers die daar de gesprekken aannemen. Wij activeren de koppeling en uw Tendfor-beheerder voegt één webadres toe.
Mitel
Ook in Mitel Web Ignite opent Flow Suite automatisch op de beller, met dezelfde mogelijkheden als in de andere koppelingen.
Uw eigen systemen via de API
Met de Flow Suite API koppelt u uw eigen applicaties veilig aan Flow Suite. Denk aan een CRM dat contacten synchroon houdt, een webformulier dat automatisch registraties aanmaakt, of een telefonieplatform dat doorgeeft welk gesprek een medewerker voert. Elke koppeling krijgt een eigen app-registratie in uw Microsoft Entra ID, met alleen de rechten die nodig zijn.
Automatische imports
Houdt u contacten al bij in een ander systeem, zoals Microsoft 365 of een SharePoint-lijst? Flow Suite haalt ze op een vast schema binnen en houdt ze actueel. Gegevens uit de bron worden niet dubbel beheerd, zodat de systemen nooit van elkaar afwijken.
Wat kunt u ermee?
Flow Suite is opgebouwd uit modules. Het adresboek en de rapportages zijn altijd inbegrepen; de overige modules zetten we aan op basis van wat uw organisatie nodig heeft.
Eén centraal adresboek
Een gedeeld adresboek met klanten, leveranciers, partners en collega's. Open een contact en u ziet niet alleen de gegevens, maar ook elk gesprek, terugbelverzoek en elke taak die eraan gekoppeld is. Bellen, mailen of chatten doet u met één klik, en Flow Suite waarschuwt voordat u per ongeluk een dubbel contact aanmaakt. Collega's worden automatisch ingeladen, inclusief hun beschikbaarheid en agenda.
Gespreksregistraties
Leg in een paar klikken vast waar een gesprek over ging, tijdens of direct na het gesprek. De registratie blijft bij het contact, zodat de volgende collega precies weet wat er is besproken en verder kan waar u gebleven was.
Terugbelverzoeken
Belt een klant voor een collega die in overleg zit? Stuur een terugbelverzoek. De collega krijgt een mail met alle details, belt terug, noteert wat er is afgesproken en sluit het verzoek af. Iedereen ziet waar het verzoek staat, en niemand wacht meer op een belletje dat nooit komt.
Taken
Plan werk voor uzelf of draag het over aan een collega, met een deadline, prioriteit en een koppeling naar de klant waar het over gaat. U ziet altijd wat verlopen is, wat vandaag moet en wat er deze week aankomt.
Kennisbank
De eigen bibliotheek met antwoorden van uw organisatie: werkwijzen, stappenplannen en wat u een klant vertelt. Direct doorzoekbaar, ook tijdens een gesprek, en met bijlagen bij de hand. Zo geeft iedereen hetzelfde, juiste antwoord en vinden nieuwe collega's sneller hun weg.
Wachtrijen in Teams
Werkt uw organisatie met Teams-wachtrijen? Medewerkers melden zich met één schakelaar aan of af, zien live hoeveel bellers er wachten en wie er gesprekken aanneemt. Zo kan het team snel bijspringen wanneer het druk is.
Nawerktijd in Teams
Na een gesprek wilt u even de tijd om notities af te maken, een terugbelverzoek door te zetten of een mail te sturen. Microsoft Teams biedt daar standaard geen nawerktijd voor, Flow Suite wel: na elk Teams-gesprek zet Flow Suite de medewerker automatisch even op Niet storen. Het volgende gesprek komt pas binnen als de medewerker er klaar voor is, zonder knoppen om aan te denken.
Inzicht en rapportages
Heldere cijfers en grafieken over het werk van uw team: hoeveel gesprekken er zijn vastgelegd, hoe snel terugbelverzoeken worden opgepakt, hoe tevreden klanten zijn, wanneer het druk wordt en hoe het werk over afdelingen en medewerkers is verdeeld. Steeds vergeleken met de periode ervoor.
Veilig en vertrouwd
Medewerkers loggen in met hun eigen Microsoft-werkaccount, ook in Zoom, Tendfor, AnywhereNow en Mitel. Toegang regelt u via groepen in Microsoft Entra ID, en met rollen bepaalt u per omgeving precies wie wat mag zien en doen. Flow Suite neemt geen gesprekken op en luistert niet mee: het leest alleen wie er aan de lijn is en bewaart wat de medewerker zelf vastlegt.
Heeft uw organisatie meerdere afdelingen of vestigingen met eigen werkwijzen? Dan richten we meerdere omgevingen in, elk met eigen gegevens, rollen en instellingen.
Voor wie is Flow Suite?
Flow Suite is gemaakt voor receptionisten, klantcontactmedewerkers, servicedesks en teams die dagelijks klanten, patiënten of burgers te woord staan. Omdat Flow Suite werkt binnen de omgeving die medewerkers al gebruiken, voelt het direct vertrouwd, of uw organisatie nu belt met Teams, Zoom of een ander platform.
Onderdeel van EC365
Flow Suite is een optionele module binnen EC365. Het sluit naadloos aan op bellen met Microsoft Teams, Zoom en de andere oplossingen die u via EC365 afneemt. Omdat Flow Suite door Esprit ICT zelf is ontwikkeld, blijven wij doorontwikkelen op basis van wat onze klanten nodig hebben, en komen er regelmatig nieuwe koppelingen en functies bij.
Zo werken we samen
- Kennismaken. We bespreken hoe klantcontact nu in uw organisatie verloopt, met welke platformen u werkt en waar u tegenaan loopt.
- Inrichten. We bouwen uw omgeving, zetten de modules aan die u nodig heeft en koppelen Flow Suite aan uw Microsoft 365-omgeving, uw telefonie en eventuele andere systemen.
- Adopteren. We begeleiden medewerkers, zodat ze direct prettig met Flow Suite werken.
- Doorontwikkelen. We blijven betrokken en denken mee over nieuwe koppelingen en verdere verbeteringen.